Wir sind Profis im Beantworten von Reklamationen, nutzen Sie unser Wissen!

Mit dem Gratis Whitepaper: „3 einfache Schritte zur professionellen Reklamations-Antwort“ antworten Sie blitzschnell und angemessen auf Ihre Verbraucher-Reklamationen.

Deutschland’s #1 Reklamationsprozess Berater geben Ihnen eine klare Anleitung, um in drei Schritten eine professionelle Reklamations-Antwort zu formulieren. Das Beste: 100% Gratis jetzt und hier!

Schnell & einfach die Antwort schreiben:

Klarer 3 Schritte Plan zeigt Ihnen, wo Ihre Zeitfresser liegen

 Ihre Fallbearbeitung wird klarer und Sie verstehen sofort Ihren Kunden. 

 Auch für schwierige Reklamations-Antworten geeignet!

Tragen Sie sich jetzt ein & klicken Sie auf den Button, damit Sie in wenigen Sekunden Ihren 3 Schritte Whitepaper herunterladen können!“ 

 


Lassen Sie uns mal ehrlich sein…

Sie sind gerade hier gelandet, weil Sie eine Antwort auf eine Reklamation schreiben müssen!

ABER ACHTUNG: Da Sie im Namen Ihres Unternehmens schreiben kann eine professionelle Antwort auf eine Reklamation sehr Arbeits- und Zeitintensiv sein, denn…

Sie müssen:

    • die Etikette waren,
    • höflich bleiben,
    • zuvorkommend schreiben
    • die Antwort auch noch Rechtssicher formulieren!
    • Ggf. die Unternehmenswerte beachten.
    • darauf Achten Ihr Unternehmen nicht in Verruf zu bringen
    • darauf achten dem Kunden auch nicht zu viel zugestehen, da er das evtl. gegen Sie verwenden könnte. 

Aufpassen:

  • Sie könnten Ihr Unternehmen, versehentlich durch eine falsche Formulierung oder Zugeständnisse, in Verpflichtungen stürzen, die Sie gerne vermeiden würden.
  • Schreiben Sie Ihren Text so, als würde er morgen in der Zeitung veröffentlicht.

Wir können das Nachvollziehen, Sie müssen sich nicht schuldig fühlen sehr vielen Mitarbeitern geht es so!

„Es ist überhaupt nichts Schlimmes daran eine professionelle Antwort auf eine Reklamation schreiben zu wollen!“

 Es ist sogar im höchsten Maße Löblich, dass Sie eine professionelle Antwort schreiben wollen!

Was sind nun Ihre Möglichkeiten:

Sie könnten sich hinsetzen, ausführlich Recherchieren und eine professionelle Antwort formulieren, aber das ist Zeitintensiv.

ODER

Sie könnten irgendeine Antwort Vorlage nutzen die sie schon einmal verwendet haben, diese ein bisschen abändern und dann schnell abschicken.

ABER

Sie wollen doch, dass der Kunde mit Ihrer Antwort so zufrieden ist, damit Sie nicht noch einmal eine Antwort schreiben müssen?

 

Hier kommt unser kostenloser Leitfaden ins Spiel „3 einfache Schritte zur professionellen Reklamations-Antwort“, denn mit dem Leitfaden …

✔ verstehen Sie Ihren Kunden

✔ finden Sie den wahren Grund der Reklamation heraus

✔ schreiben Sie die Antwort schneller

✔ lernen Sie beim Ersten durchlesen sofort komplexe Probleme zu erkennen

✔ Spricht Ihr Kunde positiv über Ihr Unternehmen in seinem Freundeskreis

✔ Können Sie bedenkenlos öffentlich Reklamationen beantworten ( Bspw. Auf Bewertungsportalen und in Social Media)

 ✔ haben Sie mehr Zeit für andere Aufgaben

Damit wir Ihnen Ihren GRATIS Leitfaden zuschicken können, tragen Sie jetzt Ihre E-Mail-Adresse ein.

Alles wird sich für Sie ändern, wenn Sie nur eine Reklamation exakt nach unserem Whitepaper beantworten!

Tragen Sie sich ein & klicken Sie jetzt auf den Button, damit Sie in wenigen Sekunden Ihren 3 Schritte Whitepaper herunterladen können!““




 
 


 
 

Die perfekte Antwort – vollautomatisch

Nutzen Sie das folgende Formular und testen Sie gratis unsere Reklamations-Automatisierung. Kopieren Sie einfach die zu beantwortende Reklamation in das erste Feld und so viele Informationen wie möglich zum Reklamationsfall (stichpunktartig als Text) in das zweite Feld.

Fügen Sie hier die Reklamation ein, die Sie beantworten möchten:

Fügen Sie hier stichpunktartig möglichst viele Informationen zum Kundenfall ein:

Hinweis zum Datenschutz: Alle eingegebenen Daten werden ausschließlich zur Verarbeitung zwischengespeichert und ausschließlich zur Generierung der automatischen Antwort verwendet.

 

Wie sieht eine gute Antwort auf die Beschwerde eines Kunden aus?

Am wichtigsten ist, dass der Kunde sich in jedem Fall ernst genommen fühlt.

Nicht alle Reklamationen sind berechtigt, dennoch ist es für Unternehmen wichtig, Reklamationen nicht einfach zu ignorieren, da hinter jeder empfangenen Reklamation meist mehrere Kunden stehen, von denen die meisten den Reklamationsaufwand scheuen. Betrachten Sie daher Reklamationen als kostengünstige Marktforschung.

Verbraucher sind in aller Regel relativ großzügig, wenn Fehler passieren – dies ist auch nicht verwunderlich, da Menschen einfach Fehler machen. Die Großzügigkeit stößt aber an harte Grenzen, wenn der Kunde sich bei seiner Reklamation nicht ernst genommen fühlt, da Ignoranz und schlechte Kommunikation insbesondere im Problemfall nicht mehr so einfach hingenommen werden. Ihre Antwort auf die Reklamation eines Kunden sollte daher mit viel Fingerspitzengefühl erfolgen und diesen keinesfalls brüskieren, selbst wenn dessen Beschwerde ungerechtfertigt sein sollte.

Natürlich können Sie auf Software zum Reklamationsmanagement zurück greifen, die Sie bei der Formulierung und auch insgesamt im Reklamationsprozess unterstützen, gerne stehen wir Ihnen diesbezüglich zur Seite. Wenn es Ihnen hier nicht um die Lösung eines generellen Problems sondern lediglich um die Antwort auf eine einzelne Beschwerde geht, können Sie natürlich auch unsere folgende Vorlage nutzen um die bei Ihnen eingegangene Beschwerde zu beantworten.

 

Wichtige Tipps zur Beantwortung einer Beschwerde:

  • Beeilen Sie sich: Wenn etwas schief läuft, gibt es nichts Ärgerlicheres als lange Wartezeiten
  • Geben Sie Zwischenfeedback: Halten Sie den Kunden proaktiv auf dem Laufenden, besonders falls es länger dauert
  • Zeigen Sie Bemühen: Signalisieren Sie dem Kunden, dass Ihnen dessen Reklamation wichtig ist
  • Erklären Sie ausführlich: Zeigen Sie dem Kunden auf, wie es zum Fehler kommen konnte und wie dieser künftig ausbleibt
  • Zeigen Sie Verständnis: Bleiben Sie so freundlich wie möglich, auch wenn die Beschwerde unberechtigt ist
  • Seien Sie kulant: Regulieren Sie auch ohne Verpflichtung, so investieren Sie in Ihren guten Ruf

 

Vorlage zur Antwort auf eine Beschwerde (Schritt 1)

Hinweis: Bitte ersetzen Sie die in geschweiften Klammern {} stehenden Passagen durch die betreffenden Angaben zum Kundenfall.

Betrifft: Ihre Reklamation vom {Datum}

Sehr geehrte/r Kunde/in,

wir bedauern, dass Sie Grund zur Beschwerde hatten und bestätigen Ihnen hiermit den Eingang Ihrer o.g. Reklamation. Wir sind immer bemüht, für unsere Kunden die bestmögliche Situation zu schaffen, allerdings kommt es bei der durch uns bearbeiteten Vielzahl manchmal zu Problemen, die man leider nie ganz auszuschließen imstande ist. Diesbezüglich möchten wir um Ihr Verständnis bitten und bedanken uns hierfür bereits im Voraus.

Uns liegt die Zufriedenheit unserer Kunden sehr am Herzen, weshalb wir Ihrem Schreiben die höchstmögliche Aufmerksamkeit widmen. Wir prüfen im Falle von Beschwerden nicht nur Ihren Einzelfall sondern versuchen stets, den dahinter liegenden Fehler (sofern vorhanden) zu eruieren um unsere Leistungen in Zukunft stetig weiter zu verbessern. Aufgrund dessen kann es vorkommen, dass die Bearbeitung Ihres Anliegens etwas Zeit in Anspruch nimmt und in den meisten Fällen nicht unmittelbar erfolgen kann. Wir bitten also um Verständnis dafür, dass der vollständige Abschluss des Reklamationsprozesses noch bis zu {maximale Zeitdauer, möglichst mit Sicherheitsmarge damit der Kunde nicht enttäuscht wird} Tage beanspruchen kann, wobei wir natürlich bemüht sind, diese Frist nicht vollständig auszureizen.

Wir bedanken uns für die Zusendung Ihres o.g. Schreibens, da Sie uns damit helfen, unsere Leistungen weiter zu verbessern und melden uns unaufgefordert bei Ihnen zurück, sobald Ihr Anliegen bei uns geklärt werden konnte.

Wir hoffen, dass Sie sich auch zukünftig für uns und unsere Leistungen entscheiden werden und verbleiben

mit freundlichen Grüßen,

{Ansprechpartner, möglichst Leitungsebene, Unternehmenssignatur}

 
TIPP: Wenn Sie die Antwort schnell & einfach selbst schreiben wollen, dann hilft Ihnen unser Whitepaper: „3 einfache Schritte zur professionellen Reklamations-Antwort
 

Vorlage zur Ablehnung einer Beschwerde (Schritt 2 nach Prüfung)

Hinweis: Bitte ersetzen Sie die in geschweiften Klammern {} stehenden Passagen durch die betreffenden Angaben zum Kundenfall.

Betrifft: Ihre Reklamation vom {Datum}

Sehr geehrte/r Kunde/in,

wir bedauern sehr, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihre o.g. Beschwerde leider abschlägig bescheiden.

Unsere interne ausführliche Prüfung hat ergeben, dass die von Ihnen eingereichte Reklamation nicht soweit gerechtfertigt ist, dass wir diese regulieren könnten, auch wenn wir natürlich vollkommen nachvollziehen können, dass und aus welchem Grund Sie Ihre Reklamation an uns übermittelt haben.

{Zeigen Sie hier ausführlich, dass Sie sich intensiv mit dem Anliegen des Kunden auseinandergesetzt haben und aus welchen Gründen keine Regulierung erfolgen kann}

Wir haben intensiv geprüft, ob es nicht doch eine Möglichkeit gibt, Ihre Reklamation ggfs. auf Kulanz zu regulieren, mussten hier aber im Sinne der Gesamtheit unserer Kunden eine abschlägige Entscheidung treffen, für die wir Sie hiermit um Ihr Verständnis bitten. Das Regulieren gewisser Reklamationen auf Kulanz, die aus o.g. Gründen eigentlich nicht reguliert werden dürften, würde enorme zusätzliche Kosten verursachen, die wir durch höhere Preise an alle unsere Kunden weiter geben müssten, was letztlich allen Kunden schaden würde.

Der Gesetzgeber hat über die Instrumente des Widerrufs, der Gewährleistung und (vertraglich) die Garantie Wege geschaffen um berechtigte von unberechtigten Ansprüchen per Legaldefinition unterscheiden zu können. Wir gehen mit unseren Kulanz-Leistungen deutlich über die gesetzlichen Anforderungen hinaus, müssen diese jedoch auf der anderen Seite auch zum Schutz der Gesamtheit unserer Kunden limitieren und können daher bestimmte Reklamationen, auch wenn diese aus Kundensicht völlig nachvollziehbar und begründet sind, leider nicht regulieren.

Wir hoffen, dass Sie unsere Ausführungen nachvollziehen können und sich dennoch auch zukünftig für uns und unsere Leistungen entscheiden werden und verbleiben

mit freundlichen Grüßen,

{Ansprechpartner, möglichst Leitungsebene, Unternehmenssignatur}

 
TIPP: Wenn Sie die Antwort schnell & einfach selbst schreiben wollen, dann hilft Ihnen unser Whitepaper: „3 einfache Schritte zur professionellen Reklamations-Antwort
 

In welchen Fällen sind Reklamationen berechtigt?

Für Händler im Falle von Widerruf und Gewährleistung, für Hersteller in Garantiefällen.

Die detaillierten rechtlichen Rahmenbedingungen können Sie unserer Informationsseite für Verbraucher entnehmen. Es gibt aber spezifische Fälle, in denen Verbraucher explizit kein Recht zusteht – hier wäre jedoch stets zu prüfen, ob es im Rahmen der Kulanz nicht dennoch sinnvoll erscheint, dem Kunden bei seinem Anliegen zu helfen. Letztlich ist die Investition in die Kundenbeziehung oft sehr viel mehr wert als die mit der Reklamationsbearbeitung entstehenden Kosten.

Dem Verbraucher stehen keine Rechte zu in Fällen von:

  • Verschleiß durch normalen Gebrauch
  • Bekannten Mängeln (dem Verbraucher schon beim Abschluss des Geschäfts nachweislich bekannt)
  • Verschulden des Kunden (unsachgemäßer Gebrauch)

In allen übrigen Fällen empfehlen wir – insbesondere bei Qualitätsprodukten – die Beschwerde des Kunden dennoch ernst zu nehmen und dessen Wunsch nach Möglichkeit zu entsprechen um nicht die Marke des Unternehmens und deren guten Ruf zu gefährden. Auch bei den o.g. Punkten sollte stets eine Kulanz-Lösung erwägt werden.

 

Funktionsweise

 
Wie funktioniert die automatisch generierte Reklamations-Antwort im Hintergrund? Ganz einfach:

Schritt 1: Sie geben die Reklamation als Text so ein, wie Sie sie erhalten haben (mindestens 250 Zeichen).

Schritt 2: Sie geben alle Informationen zur Reklamation ein und vor allem dazu, ob und wie Sie diese regulieren möchten (mindestens 100 Zeichen).

Schritt 3: Das System generiert aus Ihren Eingaben einen Vorschlag für die Formulierung der idealen Antwort auf die von Ihnen eingegebene Reklamation.